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电话会议怎么开(如何开好网络电话会议?)


发布时间:2020-02-11 09:04:08


如何开好网络电话会议?

随着网络技术与经济的发展,越来越多的组织和个人需要跨区域沟通,网络电话会议系统已经相对比较成熟,可以应用的软件包括Webex, Skype或QQ等,可以多平台互通,资费也相当便宜,非常方便。

然而在召开网络电话会议的过程中,我们会经常碰到一些问题,比如效率低下、冷场、沟通效果不佳、干其它事情等,无法达到象面对面会议的效果。不讲会场上比较厚黑的东西,通过本文,你将了解以下几招来帮助开好网络电话会议:

1)做好会前准备与沟通。

2)会议中的控制与记录。

3)会议后的跟进。

如何开好网络电话会议?

准备与沟通

会前准备与沟通一直是高效开会的前提条件,不管开什么类型的会议,我们在会前务必做好充足的准备:

1)明确会议的目的是什么?开会总是需要一个目标的,到底开完会后我们需要有什么样的输出?需要达成什么样的共识?当前的现状是什么?或者有哪些问题需要在会议上解决?要知道一个会议要有不少人参加,对于公司来讲是成本,对于个人来讲是生命,如果一个会议没有明确的目标,那只是浪费资源与时间。

2)需要哪些人参加?他们的时间是否方便?不同的时区需要尽可能安排大家头脑都比较清醒的时间段。这些人有没有目标上的冲突?以前开会中合作程度如何?如果有可能,可以在会前提前与相关与会人员沟通,了解他们的痛点和期望,会前的沟通比会议上的争论高效得多。注意,网络电话会议最好控制与会人数,最好不要超过10人,还要尽量确保每个人都要参与讨论。

3)制定会议议程,每个议程必须要有时间限制,要确定主持人与会议记录员,需要明确每个议程中讨论的内容。

4)将所有的会议资料、重要问题、议题及相关决议、会议议程、与会人员名单作为正式会议邀请的附件,提前至少1周发出,并电话确认不能与会人员的情况,对于关键人员的缺席,必须考虑更改日程,如有可能,在会议前一日与关键与会人员再次确认。

如何开好网络电话会议?

会议中的控制与记录

1)提前15分钟打开会议软件,防止有时密码过期等技术问题导致会议不能准时开始。如有可能,可以用其它电话或者平台测试一下,以防其它国家的同事无法参加。

2)打开必要的资料、PPT等,减少在开会时找文件的时间。

3)共享桌面或者沟通软件、电子白板等。

4)会议开始,开场白时需要详细介绍会议目的、议程,明确会议纪律等。讨论过程中,对于达成一致或者有结论的议题,需要记录讨论的结果;对于达不成一致的议题要按时停止,毕竟远程讨论效率不是太高,但是需要记录过程并将各方的意见记录下来,为进一步讨论留下依据,否则每次都需要从头开始。

5)会议记录要按三分法来进行,讨论的问题是什么?导致的原因有哪些?达成一致的行动计划是什么?或者没达成一致的原因是什么?

6)会议总结,回顾会议议程,总结会议纪要,有不同的或者需要补充的及时修正。讨论下一次会议或者行动计划实施与跟踪。

如何开好网络电话会议?

会议后的跟进

1)分发会议纪要,对于未决的问题进行明示,抄送相关的利益相关方。

2)定期跟踪行动计划结果,并抄送相关人员,对于未决问题需要讨论下一阶段方案,方法上可以使用PDCA。

如何开好网络电话会议?

总结

一个成功的网络电话会议需要周全的准备,精细的控制,全面的跟踪。它更需要参与者的理解,配合。如果我们能踏踏实实地实施以上步骤,那一定能在网络电话会议中获得我们期望的结果。


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